Skip to main content

U skladu sa izmenama u zakonodavstvu Republike Srbije koje stupaju na snagu početkom 2024. godine, prilagođavanje poslovnih sistema i tehnološke infrastrukture postaju veoma važni aspekti za uspešno poslovanje i zakonsku usklađenost. Naime, jedan od najznačajnijih zahteva ovih promena jeste obavezno uvođenje i upotreba e-Arhive. E- arhiva se odnosi na elektronsku arhivu ili digitalni sistem za čuvanje i upravljanje dokumentima, podacima i informacijama u elektronskom formatu. Ovakav sistem omogućava organizacijama da skladište, pretražuju, prate i čuvaju svoje digitalne zapise i dokumentaciju.

e-Arhive se često koriste kako bi se poboljšala efikasnost upravljanja informacijama i olakšalo njihovo pronalaženje, čime se doprinosi boljoj transparentnosti i dugoročnom čuvanju ključnih podataka. Osim toga, mnogo je veća otpornost na gubitak informacija u poređenju sa tradicionalnim papirnim arhivama.

Šta je arhivska knjiga?

U poslednje vreme se među pravnim licima javlja opravdana bojazan od kratkog roka da se dokumentacija digitalizuje. Termin arhivske knjige je zadavao glavobolje ljudima iz poslovnog sveta. Kazne za ne pridržavanje određenih odredbi zakona su drakonske,od 50.000 do čak 2.000.000 dinara. Arhivska knjiga sadrži popis nastale dokumentacije u kome se vodi računa o periodu, kategoriji, mestu čuvanja, količini. U arhivsku knjigu se ne upisuje sadržaj dokumentacije već radi grupni popis dokumentacije nastale u toku kalendarske godine.

Od 1. januara 2024. ide se korak dalje, pa se nastoji da se i dokumentacija arhivira. Iako je reč o poslu koji isprva zahteva malo više napora, to je plodotvoran sistem, jer će pretraživanje, očuvanje, ali i ispunjenje zakonske obaveze ići znatno lakše.

Reč dve o DMS-u

DMS, ili sistem za upravljanje dokumentima (eng. Document Management System), je softverski alat ili platforma koja omogućava organizacijama da efikasno upravljaju, skladište, pretražuju, rade sa  dokumentima i elektronskim datotekama. Rad sa dokumentacijom u digitalnom formatu značajno je olakšan primenom DMS sistema, a glavne fukncionalnosti koje DMS ima obuvataju

  Skladištenje i organizacija – DMS omogućava organizacijama da čuvaju svoje digitalne dokumente na siguran način i organizuju ih u logičke strukture radi lakšeg pronalaženja

  Pretragakorisnici mogu brzo pretraživati i pristupiti dokumentima pomoću različitih ključnih reči, metapodataka ili drugih kriterijuma, što u mnogome povećava efikasnost u pronalaženju određenih informacija

  Verzije dokumenataono što DMS nudi jeste i praćenje različitih verzija istog dokumenta, kao i upravljanje tim promenama, što je od izuzetno korsino u kolaborativnom radu na projektima

  Deljenje i kolaboracija: Korisnici mogu da dele dokumenta sa kolegama i partnerima, a DMS obezbeđuje kontrolisani pristup i omogućava saradnju u realnom vremenu

  Bezbednost i zaštita podataka: DMS sistem pruža različite nivoe zaštite podataka kako bi se osiguralo da dokumenti budu sigurni od neovlašćenog pristupa ili gubitka.

  Arhiviranje i zadržavanje dokumenata: DMS može automatski upravljati rokovima za čuvanje dokumenata, uključujući njihovo arhiviranje ili brisanje nakon isteka roka.

Možda najključnija stvar u kontekstu poslovanja M&I i dobre saradnje sa postojećim parnterima jeste mogućnost DMS-a da se integriše sa drugim alatima. To znači da DMS može da bude deo drugih poslovnih aplikacija, kako bi se olakšala razmena podataka i automatizovali procesi.

Benefiti DMS-a i saradnja M&I i Docloop

Svedoci smo toga da su se fascikle i registratori u nekom trenutku povukli pred dolaskom e-mailova, zajedničkih foldera na serveru, excell fajlova ili različitih poslovnih aplikacija. Sada je međutim, nastuplo novo doba, a aplikacija Moj DMS koju je razvio DocLoop nudi brojne benefite koji će, iako je prilagođavanje njima teško, učiniti da posao kasnije funkcioniše primetno bolje.

Docloop je prvi licencirani informacioni posrednik od strane Ministarstva Finansija Republike Srbije za razmenu e-faktura i drugih e-dokumenata. Kao pouzdan partner koji inovativnim rešenjima unapređuje poslovanje i pomaže u procesu digitalne transformacije, adekvatan je saveznik misiji kojom se rukovodi M&I sistem. Upravo zbog toga, saradnja sa Docloopom nudi M&I kompaniji mogućnost da zajedno rešavamo izazove novog doba.

Aplikacija Moj DMS nudi mogućnost skladištenja dokumentacije na jednom mestu. Preglednost i dostupnost dokumentacije u bilo kom trenutku, kao i praćenje i kontrola aktivnosti ključ su benefiti ovakvog pristupa. Zajednički, sinhroni rad na dokumentima i prilagodljivost ERP rešenjima čini da ovo postane izvestan i logičan izbor.

Moj DMS funkcionalnosti

Sveobuhvatno poslovno okruženje iziskuje efikasno upravljanje dokumentima. Moj DMS je sistem za upravljanje dokumentima i on predstavlja važan alat koji pruža napredne funkcionalnosti za praćenje, kontrolu, optimizaciju radnih procesa i bolje iskorišćenje resursa.

U nastavku ćemo detaljnije predstaviti različite komponente i karakteristike Moj DMS funkcionalnosti kako bismo stekli bolje razumevanje njihove uloge i doprinosa u savremenom poslovnom okruženju.

Digitalna pisarnica

Svakri primljeni dokument može se kroz Moj DMS učitati kroz digitalnu pisarnicu, nakon čega se pokreće predefinisani poslovni proces postupanja sa dokumentom, u zavisnosti od vrste dokumenta. Elektronski dokument koji se učita u sistem dostupan je za obradu svim za to ovlašćenim osobama, spoljnim partnerima i knjigovodstvu, što znači da dokumente nije potrebno ispisivati i fizički nositi kod računovođe.

E delovodnik

U pitanju je sistem za zavođenje, registrovanje, evidenciju i organizovanje svih ulaznih i izlaznih e-dokumenata. Pretraga je elektronska i momentalna, i vezana je za e-dokumente. Prilikom učitavanja odkumenta u DMS, on se automatski nalazi u eDelovodniku što znači da dobija svoj zavodni broj.

Evidencija PDV-a

U skladu sa Zakonom o elektronskom fakturisanju, propisana je obaveza elektronskog evidentiranja obračuna PDV-a u sistemu elektronskog fakturisanja (SEF). Najveći deo PDV-a će biti evidentiran istovremeno sa izdavanjem fakture i fiskalnog računa, dok će ostatak PDV-a biti evidentiran pojedinačno i zbirno u SEF-u. Ukoliko je broj faktura koji se šalje, veliki, a obaveza je da se svaki put posao radi „pešaka“, onda ova funkcionalnost predstavlja pravi spas. Ova funkcionalnost omogućava da se direktno iz ERP rešenja, sve evidencije povuku u MojDMS, odakle se selektuju i eksportuju na SEF.

Task menadžer i ticketing sistem

 U današnjem digitalnom dobu, kada se sve čini da se pojednostavi, ponekad se izgubi trag onome što se zapravo dešava sa zadacima i rokovima. Zamislite situaciju u aplikacija olakšava taj haos. To je tačno ono što se dobija uz DMS, a posebno impresivan deo je  Task Manager modul.

Evo kako to radi: Rukovodstvo može jednostavno kreirati zadatke za svoje zaposlene i proslediti im ih na obradu. Kroz ovaj proces, može se pratiti kako brzo i efikasno zaposleni rešavaju  zadatke. Ako ste se pitali kako održavati red i poštovanje rokova, evo odgovora.

To nije sve – Ticketing sistem je takođe deo priče. Ovo je mesto gde svaki zadatak počinje kao e-mail. Dakle, zaboravite na komplikovane poruke i nesporazume. Sistem omogućava lako praćenje rada zaposlenih i daje statistički uvid u to koliko vremena je utrošeno na rešavanje svakog zadatka. Ukratko, donosi malo reda u haos i olakšava praćenje napretka na jednostavan i efikasan način.

Upravljanje eRačunima i eDokumentima (ulaznim i izlaznim sa SEF-a)

Moj Dms donosi sa sobom niz značajnih prednosti, a jedna od ključnih tačaka je njegova sposobnost direktnog povezivanja sa sistemima za razmenu elektronskih dokumenata, kao što su SEF, Moj eRačun i slični. Ovo omogućava jednostavan i efikasan tok informacija između DMS-a i spomenutih sistema.

Ono što posebno izdvaja DMS je proširenje funkcionalnosti. Koristeći naš DMS alat za odobravanje dokumenata, korisnici sada mogu lako pregledavati svoje ulazne i izlazne e-dokumente. Osim pregleda, mogu i učitavati ove dokumente u proces odobrenja koji je precizno definisan unutar DMS-a. Na kraju, korisnici imaju ovlašćenje da odobre ili ospore određene dokumente direktno na centralnoj platformi. Ova povezanost znatno ubrzava proces odobravanja i arhiviranja e-dokumenata.

Dodatno, DMS sistem ima sposobnost integracije sa bilo kojim ERP sistemom ili knjigovodstvenim programom. Ovaj nivo povezanosti omogućava korisnicima da simultano komuniciraju sa svojim ERP sistemom i DMS-om. Kao rezultat toga, ubrzava se proces evidencije, odobravanja, knjiženja i učitavanja dokumenata direktno u ERP sistem.

Kako se pripremiti za promene?

U cilju adekvatne pripreme za implementaciju ovih funkcionalnosti, preporučujemo analizu i razumevanje vaših specifičnih poslovnih potreba i procesa. Takođe, važno je uskladiti internu infrastrukturu i osoblje sa ovim promenama kako bi se obezbedila glatka integracija i optimalno iskorišćenje prednosti koje naš DMS pruža.

Priprema kompanije za digitalizaciju poslovne dokumentacije i postizanje usklađenosti sa zakonskim regulativama zahteva strateško planiranje i doslednu implementaciju. Prvi korak u ovom procesu je temeljna analiza postojeće dokumentacije. Kompanije treba pažljivo identifikovati sve relevantne dokumente koji će biti digitalizovani, kao i pravne zahteve koji se odnose na njih.

Nakon analize, ključno je odabrati odgovarajući softver za upravljanje dokumentima (DMS) ili elektronsku arhivu. Ovaj alat treba da bude pouzdan, prilagodljiv i siguran kako bi se omogućila efikasna digitalizacija i upravljanje dokumentima.

Planiranje digitalizacije je naredni korak. Ovde se razvija detaljan plan koji obuhvata prioritete, raspodelu resursa, vremenski okvir i dodelu odgovornosti. Skeniranje fizičkih dokumenata i indeksiranje elektronskih datoteka postaju ključni koraci u procesu digitalizacije. Implementacija DMS-a zahteva instalaciju i konfiguraciju softvera u skladu sa potrebama kompanije. Takođe je važno obezbediti obuku za zaposlene kako bi se osiguralo da pravilno koriste novi alat.

 Bezbednost podataka je od suštinskog značaja tokom digitalizacije. Investiranje u odgovarajuće mere zaštite podataka pomaže u sprečavanju neovlašćenog pristupa i gubitka digitalizovane dokumentacije.

Usklađenost sa zakonima i regulativama je obavezna. Konsultovanje sa pravnicima ili stručnjacima za usklađenost pomaže u osiguravanju da su postupci digitalizacije u skladu sa lokalnim i međunarodnim zakonima.

Kontinuirano praćenje, ažuriranje sistema i planiranje za vanredne situacije su ključni aspekti održavanja integriteta digitalizovane dokumentacije.

Na kraju, edukacija zaposlenih o novim procesima i alatima za upravljanje digitalnom dokumentacijom doprinosi uspešnoj tranziciji ka digitalnom okruženju.

 Uz pažljivo planiranje, odabir odgovarajućeg softvera i dosledno pridržavanje zakonskih regulativa, kompanije mogu efikasno digitalizovati svoju dokumentaciju, unaprediti poslovanje i osigurati zakonsku usklađenost.

 

Kontakirajte naš tim i saznajte više